Controlar os custos e despesas de uma empresa é um passo fundamental para mantê-la em desenvolvimento. Porém, muitos empreendedores iniciantes tem uma certa dificuldade em manter as finanças ordem ou até saber ao certo o que se deve fazer. 

Além disso, grande parte dos negócios que fecham as portas depois de alguns meses de atuação, é justamente por essa falta de controle. Afinal, além de ser comum misturar os lucros da empresa com as finanças pessoais, a desorganização também faz com que haja diversos tipos de dificuldades com o tempo.

Por isso, para quem está iniciando um negócio ou já tem uma empresa e não consegue manter seu controle financeiro, o primeiro passo é buscar informações que possam auxiliar neste processo. 

Desta forma, neste artigo separamos o porquê da importância de controlar os custos e as despesas em uma empresa, além de outras informações relevantes. Vamos começar?

Por que é importante saber controlar os custos e despesas?

Toda empresa, independente da área que atua, possui custos, até mesmo os empreendimentos digitais, que por sua vez, têm despesas menores. 

Desta forma, é totalmente necessário que você tenha controle de tudo aquilo que vai sair do caixa da empresa, a partir disso, conseguirá saber se todos os ganhos da empresa naquele determinado mês irão conseguir pagar os custos mensais.

A organização das despesas facilita na possibilidade de trazer novas oportunidades para o seu negócio. 

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Por exemplo, se você sabe exatamente quanto precisa para manter a empresa em pleno funcionamento, irá criar metas que possam ultrapassar este valor. Consequentemente, além do dinheiro adquirido para os custos mensais, a empresa terá um caixa cheio, com a possibilidade de reinvestir e formar seu capital de giro. 

O controle de custos e despesas em sua empresa também traz outro ponto positivo. Quando você consegue manter todos os gastos e os pagamentos em dia, fica fácil lidar com qualquer imprevisto que possa surgir, e olha que nos tempos atuais, ter imprevistos é mais normal do que possa aparecer.

Em outra situação, o controle das despesas também evita que você pague multas e juros pelo atraso de alguma dívida. Atrasos esses que seriam facilmente contornado se houvesse um mínimo controle.

Mas e em casos em que os juros e multas representam valores pequenos?

Você pode se questionar sobre isso, porém, saiba que qualquer valor, mesmo o mínimo possível pode fazer uma grande diferença no final de um mês não muito bom. E mais, apesar de os valores absolutos serem pequenos, o percentual aplicado pode ser muito grande. Veja abaixo o exemplo de atraso da Guia de Previdência Social.

Juros: Juros equivalentes à taxa referencial do Sistema Especial de Liquidação e Custódia – SELIC, para títulos federais, acumulada mensalmente, calculados a partir do primeiro dia do mês subsequente ao vencimento do prazo até o mês anterior ao do pagamento e de 1% (um por cento) no mês do pagamento.

Multa: Calculada à taxa de 0,33% (trinta e três centésimos por cento), por dia de atraso. A multa será calculada a partir do primeiro dia subsequente ao do vencimento do prazo previsto para o pagamento do tributo ou da contribuição até o dia em que ocorrer o seu pagamento. O percentual de multa a ser aplicado fica limitado a 20% (vinte por cento).

Fonte: site da Receita Federal consultado em 26/02/2019.

Se levarmos em consideração apenas a multa aplicada, que neste caso é de 0,33% ao dia, limitado a 20% ao mês, você continua achando que os valores são baixos? 

Percebe o quanto isso pode pesar em seu bolso?

Qual a diferença entre custos e despesas fixas ou variáveis

Quando falamos de custos ou despesas de uma empresa é importante levar em consideração que existem vários tipos. Conhecer cada um deles e suas diferenças é o primeiro passo para manter tudo organizado. 

Para isso, primeiramente, você irá entender a diferença entre custos e despesas, pois embora possam parecer a mesma coisa, são diferentes no conceito. 

Custo: é tudo aquilo que está associado diretamente a produção do seu produto ou serviço. Por exemplo: gastos na produção, logística e a matéria prima. 

Despesas: estão associadas à manutenção das atividades da empresa, por exemplo, despesas com estratégias de marketing, café no escritório, contador etc.

Entendendo agora a diferença entre estes dois conceitos, já podemos passar para o próximo passo, que é, entender o que é um custo ou despesa, fixa ou variável.

Fixos: são todos aqueles custos ou despesas que não se alteram com as vendas, ou seja, não possuem relação direta com o faturamento da empresa, mesmo que a empresa não produza ou venda um item sequer. 

Exemplo: Aluguel, seguros, contratos de serviços, pessoal administrativo etc.  

Variáveis: É tudo aquilo que tem relação direta com as vendas, quanto mais vende mais paga.

Exemplo: o mais clássico é o imposto, que quanto mais você vende mais você paga em termos absolutos. Outro exemplo, são as comissões de cartões de crédito ou comissões para vendedores.

E como saber se é custo ou despesa, fixa ou variável? 

Simples, levando em consideração se está totalmente associado à produção e venda ou não. 

Vamos pegar o exemplo citado acima do imposto, digamos que você possui uma empresa enquadrada no Simples Nacional e paga 6% de DAS (documento de arrecadação do simples), apesar de o valor nominal do imposto ser fixo de 6%, o valor real que você paga depende de quanto você faturou. Se faturou R$10.000,00 você pagará R$600,00, se faturar R$100.000,00 pagará R$6.000,00 a assim por diante.

Ficou mais claro agora? 

Como calcular os custos e despesas da minha empresa?

Entendendo agora qual a diferença entre custos e despesas, fixas ou variáveis, você já pode começar a colocar em prática. Para isso, você precisa calcular todos os custos e despesas da sua empresa.

Para começar, sugerimos que você coloque todos os valores que você paga em uma planilha de Excel, não se preocupe neste momento em classifica-las, apenas digite todos os valores. 

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Depois que você colocar tudo na planilha, você pode fazer a classificação analisando cada uma das contas, se é despesa ou custo e se é fixo ou variável.

Uma vez que você fizer o calculo de tudo, você já pode começar a organizar. Coloque as datas do pagamento de cada uma antes do prazo máximo. Por exemplo, se o pagamento dos funcionários da sua empresa deve ser feito até o dia 5 do mês, coloque até o dia 3, ao menos. Isso irá evitar que você deixe para última hora e tenha imprevistos.

Sabemos que conseguir manter todos os gastos organizados pode parecer desafiador no começo, mas tudo isso funciona na prática, e é claro, seguindo todas as dicas que sugerimos.

Ficou alguma dúvida sobre a importância do controle dos seus custos e despesas da empresa ou em como realizar este processo? Se você ainda tem alguma dúvida 

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