Ter um controle das finanças da empresa é um passo importante para mantê-la em desenvolvimento.
Porém, muita das vezes, empreendedores focam apenas naquilo que entra de dinheiro na empresa ou somente no que sai de dinheiro da empresa e esquecem que um resultado satisfatório é encontrar o melhor ponto de entradas e saídas da empresa.
Para isso, saber o que é um fluxo de caixa e como montar um, é fundamental para realizar este controle.
Se você ainda não sabe o que é um fluxo de caixa e como montar um, não se preocupe. Neste artigo separamos um guia completo sobre o fluxo de caixa e a sua importância para você montar o fluxo da sua empresa. Vamos começar?
O que é um fluxo de caixa?
O fluxo de caixa é uma ferramenta que tem como objetivo controlar tudo que entra e sai, em termos financeiros, dentro de uma empresa, ou seja, os ganhos/receitas e os gastos/despesas.
O fluxo de caixa para a empresa é como o extrato bancário para uma pessoa comum. Mas com uma pequena diferença, no caso do extrato bancário a pessoa costuma visualizar apenas o que passou e o que está muito próximo de acontecer, já no fluxo de caixa, a empresa possui condições de analisar o passado e o futuro distante, se fizer suas projeções.
Para que o empreendedor tenha um excelente controle utilizando esta ferramenta, é preciso criar o hábito e a disciplina de lançar de maneira detalhada todos os números da empresa, evitando ao máximo cometer erros ou esquecimentos. Quanto mais informações e valores exatos tiver, mais fácil ficará de realizar análises e observar como está a situação do financeiro do negócio.
Geralmente, quando se trata de MEI (veja o que é MEI neste artigo) e empresas de pequeno porte, o fluxo de caixa pode ser feito utilizando planilhas em Excel, de maneira bem simples e prática (aproveite para baixar nosso modelo de ferramenta de fluxo de caixa em Excel). Entretanto, na medida em que o negócio vai se desenvolvendo e adquirindo novos gastos e ganhos, migrar da planilha Excel para um sistema de gestão específico pode ser uma opção mais vantajosa e necessária.
Além disso, manter a disciplina de análise do fluxo de caixa se faz necessário, pois a partir disso, o empreendedor poderá tomar decisões mais acertadas e efetivas.
Por exemplo, uma simples análise dos ganhos de uma semana atual com a anterior, já é possível perceber se a empresa está em crescimento ou não e o que de fato fez com a empresa obtivesse este crescimento ou redução no volume de vendas.
Por que ele é importante para o seu negócio?
Embora a utilização do fluxo de caixa seja necessária para qualquer empresa, independente do seu nicho, muitos empresários em início de empreendimento deixam de usar, pois acreditam que isso não seja necessário ou até seja um trabalho a mais, porém, a utilização desde o início da empresa faz com que a disciplina e o controle sejam muito maiores e mais fáceis de se incorporar à rotina do dia a dia.
Uma ferramenta como o fluxo de caixa deve ser utilizada de maneira a embasar corretamente análises e decisões para o negócio, abaixo alguns exemplos de análises e decisões que o empreendedor pode tomar a partir de uma correta interpretação do seu fluxo de caixa:
Investir em uma ação de marketing;
Contratar mais uma pessoa;
Cortar gastos com publicidade;
Reduzir o número de parcelas que os clientes podem pagar;
Negociar aumento de prazo para pagar fornecedores ou negociar um desconto a vista;
Aumentar ou reduzir seu preço.
Todos estes exemplos acima só são decididos corretamente com o uso e análise do fluxo de caixa da empresa, sem ele, o empreendedor estará dando um tiro no escuro, pois não saberá qual a consequência de tal ação.
Exemplo: empreendedor decide aproveitar um desconto de 5% na compra de matéria prima pagando a vista, porém, a quantidade a ser comprada para obter o desconto é de 4 meses de estoque. Neste caso, a empresa pode ter que recorrer ao uso do cheque especial para conseguir pagar este estoque e o valor destes juros pode ser maior do que o desconto obtido.
Fluxo de caixa projetado
Como o nome mesmo diz, trata-se de uma projeção. Isso quer dizer que a partir dos lançamentos realizados, o empreendedor pode analisar e planejar as suas decisões futuras com base nos resultados.
Trata-se de fazer comparações entre o projetado e o que está sendo realizado, este tipo de fluxo é uma excelente ferramenta para mensurar se o que o empreendedor projetou está acontecendo de fato e se o que não está correto em qual momento aconteceu o erro e onde.
Como é possível perceber, estamos falando de uma análise do presente para a construção de um futuro financeiro da empresa. Se a empresa paga e recebe de maneira descompassada, se a empresa gasta mais do que recebe ou se há capital imobilizado, por exemplo, o fluxo de caixa irá revelar e, a partir daí, o empreendedor poderá definir as suas estratégias.
Exemplo de fluxo de caixa projetado:
Planilha modelo de fluxo de caixa semanal projetado
Na nossa planilha de fluxo de caixa semanal é possível visualizar as duas colunas “projetado” e realizado”, uma análise com base nestas duas informações é bastante valiosa para o empreendedor.
Como montar o fluxo de caixa
Antes de começar a montar o fluxo de caixa é importante a empresa ter um plano de contas.
Após a conclusão do plano de contas, é preciso registrar cada valor em sua respectiva conta diariamente, quanto mais tempo o empreendedor deixa para anotar algum valor, maior é a probabilidade de esquecer, portanto os valores lançados devem ser o mais próximo da realidade possível.
Além disso, todas as contas a serem lançadas no fluxo de caixa, são registradas a regime de caixa e não de competência, como explicamos neste artigo, pois elas devem refletir o exato momento de entrada ou saída do caixa.
Seguindo estes passos, há uma grande chance de sucesso, no entanto, o empreendedor não pode esquecer que terá que ter muita disciplina.
Ficou alguma dúvida relacionada ao fluxo de caixa? Deixe um comentário embaixo que tentaremos responder o mais breve possível.
Controlar os custos e despesas de uma empresa é um passo fundamental para mantê-la em desenvolvimento. Porém, muitos empreendedores iniciantes tem uma certa dificuldade em manter as finanças ordem ou até saber ao certo o que se deve fazer.
Além disso, grande parte dos negócios que fecham as portas depois de alguns meses de atuação, é justamente por essa falta de controle. Afinal, além de ser comum misturar os lucros da empresa com as finanças pessoais, a desorganização também faz com que haja diversos tipos de dificuldades com o tempo.
Por isso, para quem está iniciando um negócio ou já tem uma empresa e não consegue manter seu controle financeiro, o primeiro passo é buscar informações que possam auxiliar neste processo.
Desta forma, neste artigo separamos o porquê da importância de controlar os custos e as despesas em uma empresa, além de outras informações relevantes. Vamos começar?
Por que é importante saber controlar os custos e despesas?
Toda empresa, independente da área que atua, possui custos, até mesmo os empreendimentos digitais, que por sua vez, têm despesas menores.
Desta forma, é totalmente necessário que você tenha controle de tudo aquilo que vai sair do caixa da empresa, a partir disso, conseguirá saber se todos os ganhos da empresa naquele determinado mês irão conseguir pagar os custos mensais.
A organização das despesas facilita na possibilidade de trazer novas oportunidades para o seu negócio.
Por exemplo, se você sabe exatamente quanto precisa para manter a empresa em pleno funcionamento, irá criar metas que possam ultrapassar este valor. Consequentemente, além do dinheiro adquirido para os custos mensais, a empresa terá um caixa cheio, com a possibilidade de reinvestir e formar seu capital de giro.
O controle de custos e despesas em sua empresa também traz outro ponto positivo. Quando você consegue manter todos os gastos e os pagamentos em dia, fica fácil lidar com qualquer imprevisto que possa surgir, e olha que nos tempos atuais, ter imprevistos é mais normal do que possa aparecer.
Em outra situação, o controle das despesas também evita que você pague multas e juros pelo atraso de alguma dívida. Atrasos esses que seriam facilmente contornado se houvesse um mínimo controle.
Mas e em casos em que os juros e multas representam valores pequenos?
Você pode se questionar sobre isso, porém, saiba que qualquer valor, mesmo o mínimo possível pode fazer uma grande diferença no final de um mês não muito bom. E mais, apesar de os valores absolutos serem pequenos, o percentual aplicado pode ser muito grande. Veja abaixo o exemplo de atraso da Guia de Previdência Social.
Juros: Juros equivalentes à taxa referencial do Sistema Especial de Liquidação e Custódia – SELIC, para títulos federais, acumulada mensalmente, calculados a partir do primeiro dia do mês subsequente ao vencimento do prazo até o mês anterior ao do pagamento e de 1% (um por cento) no mês do pagamento.
Multa: Calculada à taxa de 0,33% (trinta e três centésimos por cento), por dia de atraso. A multa será calculada a partir do primeiro dia subsequente ao do vencimento do prazo previsto para o pagamento do tributo ou da contribuição até o dia em que ocorrer o seu pagamento. O percentual de multa a ser aplicado fica limitado a 20% (vinte por cento).
Se levarmos em consideração apenas a multa aplicada, que neste caso é de 0,33% ao dia, limitado a 20% ao mês, você continua achando que os valores são baixos?
Percebe o quanto isso pode pesar em seu bolso?
Qual a diferença entre custos e despesas fixas ou variáveis
Quando falamos de custos ou despesas de uma empresa é importante levar em consideração que existem vários tipos. Conhecer cada um deles e suas diferenças é o primeiro passo para manter tudo organizado.
Para isso, primeiramente, você irá entender a diferença entre custos e despesas, pois embora possam parecer a mesma coisa, são diferentes no conceito.
Custo: é tudo aquilo que está associado diretamente a produção do seu produto ou serviço. Por exemplo: gastos na produção, logística e a matéria prima.
Despesas: estão associadas à manutenção das atividades da empresa, por exemplo, despesas com estratégias de marketing, café no escritório, contador etc.
Entendendo agora a diferença entre estes dois conceitos, já podemos passar para o próximo passo, que é, entender o que é um custo ou despesa, fixa ou variável.
Fixos: são todos aqueles custos ou despesas que não se alteram com as vendas, ou seja, não possuem relação direta com o faturamento da empresa, mesmo que a empresa não produza ou venda um item sequer.
Exemplo: Aluguel, seguros, contratos de serviços, pessoal administrativo etc.
Variáveis: É tudo aquilo que tem relação direta com as vendas, quanto mais vende mais paga.
Exemplo: o mais clássico é o imposto, que quanto mais você vende mais você paga em termos absolutos. Outro exemplo, são as comissões de cartões de crédito ou comissões para vendedores.
E como saber se é custo ou despesa, fixa ou variável?
Simples, levando em consideração se está totalmente associado à produção e venda ou não.
Vamos pegar o exemplo citado acima do imposto, digamos que você possui uma empresa enquadrada no Simples Nacional e paga 6% de DAS (documento de arrecadação do simples), apesar de o valor nominal do imposto ser fixo de 6%, o valor real que você paga depende de quanto você faturou. Se faturou R$10.000,00 você pagará R$600,00, se faturar R$100.000,00 pagará R$6.000,00 a assim por diante.
Ficou mais claro agora?
Como calcular os custos e despesas da minha empresa?
Entendendo agora qual a diferença entre custos e despesas, fixas ou variáveis, você já pode começar a colocar em prática. Para isso, você precisa calcular todos os custos e despesas da sua empresa.
Para começar, sugerimos que você coloque todos os valores que você paga em uma planilha de Excel, não se preocupe neste momento em classifica-las, apenas digite todos os valores.
Depois que você colocar tudo na planilha, você pode fazer a classificação analisando cada uma das contas, se é despesa ou custo e se é fixo ou variável.
Uma vez que você fizer o calculo de tudo, você já pode começar a organizar. Coloque as datas do pagamento de cada uma antes do prazo máximo. Por exemplo, se o pagamento dos funcionários da sua empresa deve ser feito até o dia 5 do mês, coloque até o dia 3, ao menos. Isso irá evitar que você deixe para última hora e tenha imprevistos.
Sabemos que conseguir manter todos os gastos organizados pode parecer desafiador no começo, mas tudo isso funciona na prática, e é claro, seguindo todas as dicas que sugerimos.
Ficou alguma dúvida sobre a importância do controle dos seus custos e despesas da empresa ou em como realizar este processo? Se você ainda tem alguma dúvida
Esta dúvida eu recebi recentemente de uma pessoa que acessou o curso de Gestão Financeira e como acho que pode ser uma dúvida recorrente, decidi escrever este artigo para responder esta questão.
Bom, vamos iniciar por partes, primeira coisa:
Empreender significa dar vida, fazer acontecer, fazer as ideias saírem do papel e se tornarem realidade e negócios, sendo assim para empreender é preciso ter perfil empreendedor, bastante força de vontade e ser capaz de fazer as coisas acontecerem, como costumamos dizer “não basta ter iniciativa, é preciso ter acabativa!”.
Se você se basear por esta frase acima irá perceber que para empreender não precisa, necessariamente, saber sobre finanças. No entanto, se você analisar os dados que o Sebrae e outras entidades dispõem sobre o índice de mortalidade de empresas no Brasil você chegará a conclusão que grande parte das empresas abertas acabam fechando suas portas devido ao não conhecimento e falta de planejamento financeiro.
Em função disso, meu conselho é: se você não sabe nada de finanças e quer empreender, seja consciente e busque ajuda, alie-se a alguém que saiba, contrate uma pessoa especializada para te ajudar, mesmo que este assunto seja considerado difícil ou chato para você ele é primordial para a sobrevivência de um negócio.
Fazendo um paralelo, é normal existirem empreendedores donos de restaurantes que não saibam cozinhar, mas para funcionar contratam pessoas especializadas para a função da cozinha e acabam aprendendo, pelo menos um pouco, para poderem testar a qualidade do que é servido.
Sendo assim, se você está mesmo decidido a empreender e não sabe nada de finanças, sugiro que mantenha seu sonho, vá em busca de todas as informações necessárias para abrir seu negócio e dedique parte de seu tempo para estudar e aprender, pelo menos o mínimo, sobre gestão financeira.
Mas o que é o mínimo de gestão financeira que preciso saber?
Esta é uma boa pergunta a se fazer e eu irei responde-la, de acordo com a minha percepção e experiência que adquiri ao longo do tempo ajudando empresários que estavam com esta mesma dúvida.
Vou elencar por ordem de prioridades, do que você deve aprender primeiro, porém tudo aqui é muito importante, então fique a vontade para mudar a ordem e aprender da forma que considerar melhor para si.
Primeiro tópico: entender sobre as entradas e saídas.
O primeiro item para uma boa gestão financeira é entender sobre entradas e saídas, ou seja, as receitas, custos e despesas, sejam fixos ou variáveis. Saber exatamente quais os valores previstos de cada um ajuda e muito você a traçar metas e visões futuras e até prever se o negócio será rentável ou não.
Segundo tópico: conhecer o que é CMV ou CSP e como calcular
Após entender as diferenças de custos e despesas fixas e variáveis, é preciso conhecer um pouco sobre o Custo da Mercadoria Vendida, o famoso CMV ou Custo do Serviço Prestado, o CSP, se você for prestar serviços.
Entender, por exemplo, que o CMV de uma mercadoria envolve não só o preço que é pago por ela, mas também outros valores agregados, tais como fretes, embalagens e impostos. Isso é algo que acaba sendo negligenciado por alguns empresários no momento de calcular o CMV de seus produtos.
Terceiro tópico: margem, formação de preços e descontos
Sabendo os dois tópicos anteriores, sugiro que você se aprofunde em margem, formação de preços e descontos, entender, por exemplo, o quanto um % de desconto pode influenciar positivamente ou negativamente em seu negócio.
É comum ver que empreendedores em início de negócio recorram constantemente a política de descontos e preço baixo para incentivar um aumento das vendas, mas nem sempre um desconto é sinônimo de aumento de vendas e, principalmente, aumento de resultados *lucratividade, saiba o que é lucratividade aqui neste artigo.
Infelizmente, vi muito empreendedor dar descontos para gerar mais vendas e ao apurar os resultados, se deparar com um prejuízo e se perguntar: “como pode eu vender mais e ainda sim ter prejuízo?”.
Pois é, isto é mais comum do que se imagina, e se você não quer passar por isso, lembre-se entenda sobre preço, margem e lucratividade.
Quarto tópico: conheça os regimes financeiros
Sabendo os 3 itens anteriores, que não é nenhum bicho de sete cabeças da gestão financeira, vale estudar sobre como controlar o dinheiro da sua empresa e quais controles realizar para manter uma boa saúde financeira, mas antes é preciso entender dois conceitos bem simples que são:
Regime de caixa:
É controlar e registrar as entradas e saídas na data exata que ocorrerem. Exemplo: se você compra matéria prima dia 10 e paga à vista, você vai registrar este valor no dia 10. Se você comprar dia 10 e vai pagar dia 05 do próximo mês, você vai registrar esta saída de caixa somente no próximo mês.
O regime de caixa serve para você saber exatamente quando vai entrar ou sair o dinheiro, é o modelo de extrato bancário.
Regime de competência:
É controlar e registrar as entradas e saídas na data do fator gerador e não quando são recebidas ou pagas. Exemplo: você vende um serviço de R$10.000,00 no dia 10, mas o cliente pagará em 3x, você vai lançar esta venda no dia 10, independente de quando o cliente vai pagar, assim você tem um controle gerencial do quanto sua empresa está vendendo.
Importante: não existe regime melhor ou pior, os dois são igualmente importantes e devem ser utilizados em conjunto.
Mas por que eu preciso usar e saber sobre estes dois regimes financeiros?
Como já explicado, o regime de caixa, mostra o fluxo financeiro, ele pode mostrar, por exemplo, se no próximo mês você terá caixa ou não para pagar uma despesa que você contraiu hoje. Ele pode servir como um “dedo duro”, caso você se exceda na compra de matéria prima.
Já o regime de competência mostra a você se as suas decisões gerenciais estão dando resultado. Exemplo: você vendeu R$20.000,00 em produtos este mês, mesmo que os clientes pagarão somente no próximo mês, e você tem de custo na compra destes produtos R$10.000,00, significa que você tem um resultado gerencial de R$10.000,00 positivos. Ficou mais claro? Abaixo colocarei alguns gráficos para facilitar o entendimento.
Quinto tópico: Fluxo de caixa e DRE – demonstrativo de resultados do exercício
Depois de saber sobre os regimes financeiros e para que eles servem, vamos entender como usamos cada um deles e quais ferramentas você precisa aprender:
Fluxo de caixa:
É a ferramenta/instrumento que controla o dia a dia da empresa, controla o fluxo financeiro, quais são as entradas, quais são as saídas e quando elas ocorrem, é o extrato bancário, em outras palavras. Para fazer o fluxo de caixa você usa o regime de caixa. Saiba mais sobre fluxo de caixa neste artigo.
DRE – demonstrativo de resultados do exercício
É um documento contábil de demonstração obrigatório no Brasil, que tem como principal objetivo detalhar as operações realizadas na empresa em um determinado período de tempo. Neste documento o gestor da empresa pode identificar se o negócio teve lucro ou prejuízo no período analisado.
Na DRE devem estar detalhados o resultado líquido de um exercício, receitas, custos e despesas da empresa. Estas informações são fundamentais para que o empresário identifique a situação financeira da empresa e possa realizar um controle financeiro mais sólido e mais próximo da realidade.
Este documento costuma abranger um período de 12 meses do exercício financeiro da empresa – geralmente entre os meses de janeiro a dezembro, que é o período exigido pela lei.
Apesar disso, é comum encontrar usá-lo para fins gerenciais, nele o empreendedor consegue saber exatamente como está a gestão financeira de sua empresa e seus resultados. Aqui usamos o regime de competência.
Para facilitar o entendimento de cada um destes conceitos, vou ilustrar tudo que foi escrito antes com uma situação hipotética de uma empresa.
Imagine que esta empresa comercializa sapatos e compra seu estoque uma vez por mês com prazo de pagamento de 30 dias. Neste mês de fevereiro realizou a compra de R$20.000,00 de estoque e vai pagar dia 10 de março. Cada sapato é comprado por R$100,00 e revendido por R$200,00, logo foram comprados 200 pares de sapato.
A empresa vendeu 180 pares neste mês, seu imposto sobre vendas é de 10% e seus custos fixos e despesas são de R$5.000,00 ao mês. Veja abaixo como ficaria o DRE do mês de fevereiro. *este DRE é resumido e ilustrativo.
DRE ilustrativo, de acordo com o exemplo citado.
Ao analisar o DRE a empresa, é possível verificar que há um resultado final de lucro líquido de R$9.400,00 que corresponde a 26% do faturamento bruto, isso é a lucratividade, quanto a empresa lucra em relação ao faturamento.
Repare que a empresa comprou de estoque R$20.000,00, que seriam 200 pares de sapato, mas como vendeu 180, o CMV custo das mercadorias vendidas foi lançado o de 180 pares, ou seja, no DRE não está refletido o estoque.
Agora vamos analisar o fluxo de caixa resumido, levando em consideração que o saldo anterior de janeiro era positivo em R$3.000,00.
Fluxo de caixa ilustrativo e resumido, para fins de entendimento.
Este exemplo de fluxo mostra claramente que mesmo a empresa tendo um resultado gerencial de 26% de lucratividade, o seu extrato financeiro não mostra o mesmo resultado, pois em fevereiro a empresa está fechando no vermelho (-R$3.800,00).
Neste momento você pode perguntar: “mas a empresa não vendeu 180 sapatos a R$200,00 que é igual a R$36.000,00?”
Exatamente, a empresa vendeu R$36.000,00, porém parte dos seus clientes pagaram à vista e o restante preferiu parcelar, ou seja, mesmo tendo vendido R$36.000,00 a empresa está recebendo em caixa só R$25.200,00 que é parte das pessoas que compraram à vista mais uma parcela de pessoas que compraram a prazo nos meses anteriores.
Com estes exemplos, ficou mais claro para você a diferença dos regimes financeiros, seu uso e o uso correto das ferramentas?
Bom, dependendo da complexidade do seu negócio, se você entender bem estes conceitos descritos aqui e conseguir aplicar cada um deles no seu dia a dia, saiba que você já possui o nível básico de conhecimento para tocar sua empresa.
A partir daqui é traçar metas, analisar indicadores e colocar tudo em prática!
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